Kørsel et hjem kontor kan være meget at prøve, uanset om du bruger det til at holde styr på familiens økonomi eller kører en lille virksomhed der. Hvis du ikke holde styr på dine papirer og andre elementer på en måde, der giver mening, vil du aldrig være i stand til at finde ting, når du har brug for dem. Regninger kan ikke få betalt til tiden, pådrage sent gebyrer og andre sanktioner, blot fordi de blev begravet under andre poster. Der er en række systemer, som du kan bruge til at gøre dit hjem kontor, meget mere effektiv, men der er en række ulemper at overveje med them.Systems der kræver Scannere eller LabelersSome dokument management systemer kræver, at alle dine sagsakter skal scannes, og derefter formateres til et diskdrev til "register". Der er ofte mange ting, der ikke kan scannes, og der er problemer med selve scanneren. Hvis du ikke har en scanner, vil denne type registreringssystem foreslå, at du køber en. Og dette dokument management system er måske ikke ideel, fordi når du har scannet alt og sætte det på computeren, hvad nu hvis det systemnedbrud eller du ikke er i nærheden af ​​din computer for det øjeblik? Med en scanning dokument management system, mærkning alting ikke altid arbejde enten, især fordi det gør intet for at få alt organiseret. Sikker på, du ved, at de er alle hjem regninger sidder der i pænt mærkede mappe, men de bliver flyttet fra sted til sted, fordi de ikke har nogen reel udpegede stedet, og de ender begravet gang again.A Hybrid, Better SolutionThere er en arkiveringssystem til kontorer med en hybrid af traditionel arkivering og edb-søgning opfindsomhed, der har evnen til at hjælpe dig med at strømline dit arkiveringssystem og find dine varer uden at skulle køre ud og købe dyrt udstyr. Du behøver ikke scanne dine emner, så du kan bruge den samme arkiveringssystem software til at organisere bøger og andre genstande, som du ikke ville være i stand til at scanne. Dine filer er sat op i indekset nummererede, hængemapper med etiketter, som du udskriver fra software. Disse filnumre aldrig ændre sig, men de oplysninger, der er gemt i dem kan. Efter alt er hvor det skal være, og post navne og nøgleord vedrørende punkterne blive indekseret indgået softwarens database, konverteres oplysningerne til søgbare filer. Alt du skal gøre er at få adgang til en computer og foretage en google-lignende søgning for at finde præcis, hvad du leder efter i seconds.Your hjemmekontoret er nu organiseret som en miniature databank, ligesom din egen personlige udgave af World Wide Web. Alle dine sagsakter er lige der til at tilgås af en hurtig søgning. Den arkivering softwaren vil generere et søgeresultat, der viser dig præcis, hvilke hængemappesystem folder de ønskede oplysninger er i, og hvor adgang til den. Der er ingen søgning gennem flere forskellige filer for at finde et punkt på grund af forskellig tankeproces arkivering fra dag til dag
Af:. Janet Baker